Microsoft heeft de mogelijkheid voor Universal Print. Universal print betekend dat de printer gekoppeld wordt aan je Microsoft Tenant waardoor het printen en het beheren van de printer via de Azure omgeving van je als klant. Sinds Ignite oktober 2023 heeft Microsoft het aantal printjes per licentie verhoogd voor de Microsoft E3 en E5 en de Buisness Premium van 5 naar 100 printjes per maand. En dit maakt het voor veel bedrijven interresant om de overstap te maken hier naar toe.
Licenties
Zoals in de inleiding aangegeven zijn er beperkingen op het aantal printjes dat je per user per maand kan uitvoeren in de type licentie die je hebt. Bijna voor alle licenties heb je maar 5 printjes per user per maand m.u.v. de Microsoft E3, Microsoft E5 en de Microsoft Business Premium. Met deze licentie type mag je per user 100 print opdrachten per maand genereren
Naast de standaard aantal print opdrachten per user per maand is er voor de organisatie ook de mogelijkheid om extra print opdrachten bij te komen.
Printers
Tegenwoordig zijn er steeds meer printers die direct universal print van Microsoft ondersteunen. Wat natuurlijk heel mooi is en het makkelijker maakt voor je als beheerder. Maar ook de printers die niet voorzien zijn van de de koppeling van universal print denk aan de oude type printers kunnen zeker mee genomen worden in Microsoft Universal Print. Hiervoor is wel een connector nodig die op een device in het netwerk actief moet zijn.
Configuratie UniversalPrint
De configuratie van Universal Print is te vinden in de Azure Portal onder
Universal Print – Microsoft Azure
In deze portal kunnen de printers worden toegevoegd, de connector worden gedownload en de jobs beheerd.
Azure AD permissions
Binnen Azure om Universal print te kunnen configureren en te behren moet je minimaal de rol Printer Administrator hebben.
De andere rol in Azure die de configuratie van Universal natuurlijk ook kan doen is de Global Administrator maar security wise wil je niet dat de global admin account wordt gebruikt voor het beheren van printers.
UniversalPrint Connector
Requirements:
- Universal print moet enabled zijn in de Azure Tenant
- Service account moet de role van Printer Administrator of Global administrator hebben
- Service account moet een Universal Print license hebben
- Device waar de client op staat moet voorzien zijn van:
- Windows 10 64bit pro/ Enterprise 1809 of later of Windows erver 2016 of later 2019 is aangeraden
- .net framework 4.7.2 of later
- Device moet 24×7 beschikbaar zijn en niet in slaap of hibernate stand
- Device moet altijd toegang hebben tot het internet
- Device moet bij de volgende sites kunnen
- *.print.microsoft.ocm
- *.microsoftonline.com
- *.azure.com
- *.msftauth.net
- microsoft.com
- ms
De software is te downloaden via de volgende link
https://aka.ms/UPConnector
De installatie is simpel door next next next en finish te klikken
Als de installatie klaar is kan je de connector opstarten hier krijg je dan het scherm te zien om in te loggen
Dit doe je met het service account die je hebt aangemaakt met de rol Printer Administator en de licentie voor Universal print.
Als de authenticatie goed gegaan is dan krijg je te zien dat de services is connected en de services is running.
Je moet dan wel de connector naam registreren. Standaard pakt de connector de hostename van het devices maar je mag ook een andere gebruiken. Klik op register om de connector bekend te maken in de UniversalPrint Portal
Het advies is om de settings zoals hierboven aangegeven te gebruiken.
* achtergrond info: Universal Print service | Microsoft Learn
Printer configuratie
Microsoft Universal Print supported printers kan je toevoegen door in de printer te authenticeren met je printer administrator account.
Mocht je oude type printers hebben dan zal je deze printers eerst moeten installeren op de client waar je de universal printer connector op hebt geïnstalleerd. En dan kan je ze via de connector toevoegen aan de universal print cloud als dat gebeurt is dan zal de printer in de overzicht van printers komen in de portal
In de portal onder printers zal je de printers zien de beschikbaar zijn om beschikbaar te stellen aan de gebruikers.
Als eerste begin je door een printer share aan te maken voor de printer die je beschikbaar wil stellen
Dit doen je door in het menu op printer shares te klikken.
En dan te kiezen voor ADD
Hier zie je onder selected printers de beschikbare printer staan die je als share kan aanbieden.
Geef een share naam op en selecteer bij Allow access of een groep van medewerkers of individule gebruikers (niet aangeraden) of iedereen binnen de organisatie. En klik dan onderaan op share printer.
Je komt dan meteen in de configuratie gedeelte van je printer terecht onder properties zou je eventueel je printer share name kunnen aanpassen (let op dan moet je wel opletten dat je intune configuration profile ook geupdate moet worden) en onder access control kan je eventueel de groepen aanpassen die mogen printen naar deze printer.
Om de printer instellingen van de printer aan te passen zal je in de overview van de portal naar onder manage printers moeten klikken op de link van de printername
Hier kan je dan onder properties de instellingen van de printer instellen.
Bij location Properties moet je minimaal de volgende velden invullen City,Buidling, FloorDescription, room numer, room description.
Onder printer Defaults kan je afhankelijk van de ondersteuning van de printer (of mocht je gebruik maken van de connector de settings die beschikbaar gesteld zijn op de connector client voor de printer) instellingen aanpassen als standaard. Denk hier aan kleur/zwart wit of dubbelzijdig etc.
Intune Configuratie
Om de printer te pushen naar de intune devices zal er een intune configuration policy aangemaakt moeten worden. Dit doe je door in intune naar devices te gaan dan naar windows devices en dan configuration profiles.
Daar kies je voor create new policy, kies dan voor Windows 10 and later en met als optie settings catalog
Geef de policy een naam en een omschrijving mee en klik op next
Vul dan in het zoekveld print in en kies voor de optie Printer Provisioning
Selecteer daar Printer Shared ID (user)
Je krijgt dan deze optie aan de rechter kant te zien
Hier moet je de informatie in vullen die te vinden is in de universal printer portal onder printers en dan shared name
Als je de gegevens ingevuld heb klik op next om door te gaan. Mocht je gebruik maken van Scopes dan kan je deze in het nieuwe scherm toevoegen anders klik je op next.
Hier geef je de groepen op aan wie deze printer gekoppeld moet worden. Dit kunnen alle gebruikers zijn maar ook als dat gewenst zijn op basis van afdelingen etc. als je op next klikt krijg je het overzicht te zien van je aangemaakte policy en klopt al je ingevulde gegevens dan kan je op create klikken om de policy te aan te maken en te activeren.
QR Code Scanning
In verschillende gevallen kan het zijn dat het verstandig is om de jobs te beveiligen. Dit houd in dat als je naar de printer een opdracht stuurt voordat deze opdracht er uit komt dat je dan je dit moet accorderen.
Hiervoor is er een setting in Universal print om dit te doen via QR code scanning. Dit activeer je in de portal en is dan actief voor alle opdrachten die naar die printer gestuurd worden.
Configuratie
Om de QR code setting te activeren zal je in de universal print portal naar printers moeten gaan en dan klikken op de printer naam (niet de shared name) daar onder properties zal je eerst de printer moeten voorzien van gegevens zoals City,Buidling, FloorDescription, room numer, room description
Klik je dan op job relase option, dan staat hier de optie om te kiezen voor QR code
Mocht je de City Building floor en room information niet ingevuld hebben dan zal je de vraag krijgen om dit als nog te doen en wordt er een qr code gegenereerd. Download deze qr code, print hem uit en plak hem op de printer.
Print Job
Voor de gebruiker is het printen van een opdracht niet anders dan normaal in bijv. word kies voor printen en kies de juiste printer. Maar in plaats van dat de print opdracht er direct uit komt zal de gebruiker naar de printer moeten lopen en de qr code scannen
App
Om te kunnen printen met de QR code zal je de Microsoft 365 app op je telefoon moeten hebben in ingelogd zijn met je bedrijfs account. De app is de vinden in de IOS/Google play store.
Nu als je gebruiker naar de printer bent gelopen kan je de QR code scannen met je telefoon of met de Microsoft 365 app of gewoon met je camera. Je krijgt dan een link en als je daar op klikt word je Microsoft 365 app geopend
En krijg je het volgende te zien klik op volgende om door te gaan. De app laat je dan zien welke print opdrachten er voor deze printer voor je klaar staan.
Door dan op het vinkje voor de print opdracht te klikken en op verzenden naar afdrukken te klikken wordt de print opdracht naar de printer verstuurd en wordt de opdracht afgedrukt.
Manage Printer
Manage Printer Jobs
In de Universal print portal kan je de printjobs beheren dit doe je door in de poral naar de printer te gaan en dan de jobs menu optie te selecteren. Hier kun je zien wie jobs naar printers gestuurd hebben welke jobs nog openstaan om te printen en hier kan je ook bepaalde jobs uit de que weg gooien
Printer Reports
In de Universal Printer portal onder Monitor staat de optie Usage and Repors. Hier je in een overzicht zien hoeveel jobs je nog met de huidige licenties mag printen hoeveel er geprint zijn.
Onder download reports kan je een csv uitdraaien van de jobs van de afgelopen 30 dagen. Mocht dit nodig zijn
